Автоматизация учета по МСФО: унификация методологии, как способ сокращения затрат

Авторы публикации

Манько Снежана Владимировна

к.э.н., АССА, Сооснователь и методолог проекта FIN-SKILL.RU

Чем меньше различий между методологией бухгалтерского учета и методологией учета по МСФО, принятым в холдинге, тем меньше усилий и времени требуется на подготовку отчетности по МСФО.
Поэтому в рамках проектов по автоматизации часто возникает вопрос: можно ли приблизить (унифицировать) методологии таким образом, чтобы сократить затраты на автоматизацию учета по МСФО? 

Как известно, учетный процесс представляет собой выполнение учетных работ в определенной последовательности, по отдельным стадиям, тесно связанным между собой и представляющим единую систему. В компаниях помимо МСФО ведется бухгалтерский и налоговый учет, составляется отчетность, предусмотренная российским законодательством.

Часто автоматизация МСФО затруднена в многопрофильных холдингах в силу того, что компании холдинга работают в разных учетных системах, используют разные учетные политики, справочники и классификаторы на уровне российского БУ. Поэтому задача унификации, прежде всего, сводится к разработке единой методологии ведения БУ для всех компаний холдинга, которая была бы адаптированной для целей подготовки отчетности по МСФО, и только во вторую очередь непосредственно к разработке методологических документов по МСФО.

Результатом работ по унификации БУ должна стать единая методология, применимая в дальнейшем для целей реализации проекта по автоматизации БУ и МСФО. Схематично последовательность этапов можно представить следующим образом:

Под единой методологией БУ в данном случае понимается пакет документов, содержащий принципы и порядок отражения хозяйственных операций и формирования отчетности:

1.   Учетная политика для целей БУ.
2.  План счетов для целей БУ.
3.  Альбом типовых хозяйственных операций по БУ и их отражения на плане счетов БУ.
4.  Единая методика ведения учета для отдельных участков БУ (перечень определяется по результатам обследования; как правило, это наиболее сложные участки, которые нельзя ограничить лишь рамками учетной политики).
5.  Единая нормативно-справочная информация (НСИ) для целей БУ и МСФО.
6.  Альбом нетиповых печатных форм первичных документов.

Методологические документы по МСФО включают, как правило:

1.   План счетов (ПС) МСФО.
2.  Карту соответствия (мэппинга) между планами счетов БУ и МСФО.
3.  Описание типовых корректировок для получения отчетности по МСФО и методики их выполнения — производится, если учет в программном продукте будет выполняться методом трансформации.
4.  Карта функционального покрытия — разрабатывается, если учет будет выполняться методом трансляции данных РСБУ с частичным параллельным учетом по отдельным участкам.
5.   Альбом отчетных форм по МСФО.

В виде отдельного документа целесообразно зафиксировать принципы и регламенты по переходу на новую методологию БУ и МСФО.

Рассмотрим подробнее, какие шаги необходимо предпринять для разработки унифицированной методологии и, как следствие, для получения экономии за счет сокращения затрат на этапе автоматизации. 

Унификация методологии БУ в компаниях холдинга

Унификация учетных политик по БУ

Приступая к формированию единой учетной политики, необходимо детально изучить структуру организаций, входящих в холдинг, характер и особенности их деятельности, а также взаимоотношения компаний внутри холдинга. Также необходимо учитывать информацию о способах ведения учета, которая будет получена в ходе исследования учетных процессов при разработке альбома типовых хозяйственных операций.

За тщательным анализом элементов учетных политик компаний группы должна последовать их корректировка с целью унификации правил ведения учета. Выбор унифицированных методов учета должен определяться их способностью обеспечить наибольшую эффективность учета, целесообразную оценку финансовых результатов деятельности группы при минимальных затратах.

При этом нельзя забывать, что изменение учетной политики в той или иной организации, равно как и в целом по холдингу, будет сопровождаться ретроспективным пересчетом показателей в балансе за предыдущие годы. Это значит, что при унификации учетных политик необходимо выбирать в качестве унифицированных такие варианты, затраты на внедрение которых в холдинге не превысят выгоды от их использования.

Унификация учетных политик по БУ предусматривает анализ существующих учетных политик по БУ и МСФО и разработку единой учетной политики по БУ с учетом особенностей хозяйственной деятельности организаций и политики, выбранной для целей МСФО.

Результатом работы по анализу существующих учетных политик должен стать разработанный аналитический отчет по всем разделам БУ примерно следующей структуры:

1.  Назначение документа.
2.  Описание области анализа и подхода к анализу учетных политик.
3.   Сводная таблица с текущими учетными политиками и предлагаемыми способами унификации (табл. 1).

Таблица 1

Сводная таблица с текущими учетными политиками и предлагаемыми способами унификации (пример)

Далее на основании такого аналитического отчета проводится работа по созданию единого для всех организаций холдинга документа «Положение по учетной политике для целей бухгалтерского учета на 20хх г.». Данный документ обычно состоит из двух разделов:

• Раздел 1. Организационно-технический (описываются Способ ведения бухгалтерского учета, Технология обработки учетной информации, Способы оценки активов и обязательств, Организационная структура учета, Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств, Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете, Применение рабочего плана счетов и пр.).
• Раздел 2. Методический (содержит описание выбранных подходов к учету в разрезе участков учета в рамках действующего законодательства по БУ).

С целью максимальной унификации необходимо во всех случаях, где это возможно и целесообразно, выбирать учетную политику, приближенную к МСФО, так как каждое остающееся отличие будет требовать выполнения корректировки на этапе подготовки отчетности. 

Создание единого плана счетов БУ

Рабочий план счетов БУ является элементом централизованной НСИ, неотъемлемой частью учетной политики и системы регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности, а также способствует соблюдению учетной политики. 

В едином плане счетов должны быть предусмотрены счета БУ для отражения специфических операций, характерных для деятельности каждой конкретной организации.

Начинать создание единого плана счетов БУ необходимо с анализа уже существующих в организациях планов счетов БУ на предмет их сходства/ различия между собой и соответствия типовому плану счетов конфигурации программного продукта, в котором будет выполняться автоматизация учета.

В результате анализа необходимо сформулировать заключение о необходимости внесения изменений в типовой план счетов (по принципу «чем меньше изменений типового функционала, тем проще автоматизация»).

Далее разрабатывается и утверждается окончательный вариант единого плана счетов с описанием назначения счетов, субсчетов и субконто для всех организаций холдинга, который будет являться неотъемлемой частью новой единой учетной политики для всех организаций холдинга по БУ.

Для целей МСФО можно либо разработать отдельный план счетов, либо адаптировать план счетов БУ. Приоритет целесообразно отдавать решению, при котором план счетов БУ будет максимально приближен к типовому плану счетов в программном продукте, так как изменения типового плана счетов часто влекут за собой существенные доработки в других объектах и элементах программного продукта (документы, обработки, отчеты и пр.). И, как правило, таким решением является разработка отдельного плана счетов для целей МСФО. 

Альбом типовых хозяйственных операций по БУ

Создание единого альбома типовых хозяйственных операций является неотъемлемой частью работ по унификации методологии по БУ. Данный документ фактически будет являться пособием для работы бухгалтерских служб после вступления в силу новых положений по учетной политике для целей БУ и нового единого плана счетов.

Для того чтобы выявить и разработать единый альбом типовых хозяйственных операций, необходимо изучить сложившуюся в организациях практику учета первичных хозяйственных операций.

Ключевые аспекты, которые подлежат анализу:

• Использование различных счетов учета, субсчетов, субконто для отражения одинаковых операций в разных организациях.
• Различия в способах отражения одинаковых хозяйственных операций (момент отражения операции в учете, сумма операции, бухгалтерская запись).
• Различия в использовании первичных документов для оформления одинаковых хозяйственных операций (какими первичными документами оформляется операция).

В результате анализа составляются таблицы с указанием перечня хозяйственных операций и способа их отражения в БУ в разрезе организаций, а также аналитический отчет, содержащий способы унификации оформления хозяйственных операций, имеющих различия между организациями.

Далее выполняются непосредственно разработка, согласование и утверждение единого альбома типовых хозяйственных операций в разрезе всех участков БУ.

Формат альбома типовых хозяйственных операций можно представить в виде табл. 2.

Таблица 2

Формат альбома типовых хозяйственных операций

 Формирование методик учета для отдельных участков БУ

Главной задачей описания методик ведения учета по отдельным участкам является их детальная проработка и регламентирование ведения учета по наиболее сложным вопросам отражения операций в БУ.

Анализ существующих методик ведения учета по отдельным участкам выполняется по наиболее сложным разделам с точки зрения учета, например по следующим:

• учет операций по договорам лизинга;
• учет операций по договорам подряда;
• учет операций по концессионным договорам;
• расчет себестоимости и формирования финансовых результатов.

По итогам анализа составляется отчет, содержащий результаты сравнения по методикам ведения учета, применяемым в различных организациях холдинга, на основе которого будет сформирован единый документ «Методика ведения учета по отдельным участкам БУ». Этот документ должен содержать примерно следующие разделы:

• Общие требования к ведению учета по участку.
• Документальное оформление операций.
• Ответственные лица.
• Перечень операций по участку учета.
• Определение суммы операций.
• Отражение операций в регистрах БУ.

Формирование единой НСИ для целей БУ и МСФО

Единая НСИ (справочники и классификаторы) способствует унификации аналитической информации, используемой в холдинге для ведения БУ и подготовки отчетности по МСФО.

Подход к построению НСИ целесообразно ориентировать на максимальную унификацию справочников для целей БУ и МСФО. Это значит, что приоритет следует отдавать изменению структуры и наполнения справочников БУ таким образом, чтобы они удовлетворяли целям МСФО по сравнению с созданием независимых справочников для целей МСФО.

Ключевые аспекты существующей в организациях холдинга НСИ, которые необходимо проанализировать:

• Перечень, структура и наполнение используемых справочников для ведения БУ.
• Используемые аналитические разрезы при формировании отчетности по МСФО.
• Частота (периодичность) использования в учете того или иного элемента справочника.
• Использование НСИ на счетах учета.  

Основой для определения перечня элементов НСИ является их использование в качестве аналитики на едином плане счетов БУ.

Анализ должен выполняться по следующим параметрам:

• Наименование справочников.
• Назначение справочников.
• Тип справочников: линейный, иерархический.
• Структура справочников.
• Наполнение (элементы) справочников.

По результатам анализа формируются предложения по унификации НСИ. В основу предложений целесообразно заложить следующие принципы:

• Структура иерархических справочников не должна быть избыточной (по возможности использовать не более трехуровневой иерархии).
• Элементы справочников должны быть уникальными (исключение дублирования элементов) и иметь наименование, четко отражающее суть элемента.
• Элементы справочников, используемые для целей МСФО, должны быть добавлены в соответствующие справочники БУ.

Результатом работы по данному этапу будут составленные таблицы НСИ всех организаций в едином формате и аналитический отчет об имеющихся расхождениях в НСИ и предложениях по унификации НСИ. На основании отчета будет формироваться единая НСИ для целей БУ и МСФО с учетом специфики всех организаций.

Данный документ («Единая НСИ») должен содержать перечень справочников и перечислений, используемых в холдинге для целей ведения учета по БУ и МСФО, а также их описание: назначение использования, состав и структуру.

В отдельных разделах данного документа подлежат описанию:

• НСИ, общая для БУ и МСФО;
• НСИ, используемая для целей учета по МСФО. 

Формирование альбома нетиповых корпоративных печатных форм первичных документов

С целью разработки единого альбома форм для всех организаций холдинга прежде всего выполняется анализ существующих печатных форм первичных документов, используемых в организациях. В ходе анализа необходимо выявить:

• перечень и формат используемых нетиповых форм первичных документов для ведения БУ;
• отличия используемых форм от существующих типовых форм в программном продукте, выбранном для ведения учета.

Анализ выполняется по следующим параметрам:

• Перечень форм.
• Наименование форм.
• Назначение форм (для чего используются).
• Структура форм.
• Сотрудники, ответственные за оформление форм.

В результате анализа необходимо зафиксировать перечень нетиповых печатных форм первичных документов, используемых в организациях холдинга для ведения БУ, и подготовить отчет об имеющихся расхождениях и предложения по их унификации с учетом имеющихся форм в типовом функционале программного продукта.

Структура отчета может быть представлена следующим образом:

1. Описание области анализа и подхода к анализу нетиповых корпоративных печатных форм первичных документов.
2. Выявленные расхождения в разрезе организаций (перечень форм, назначение форм, структура форм).
3. Предложения по унификации нетиповых корпоративных печатных форм первичных документов (перечень форм, назначение форм, структура форм).

На основании этих данных проводится работа по созданию единого альбома нетиповых корпоративных печатных форм первичных документов. Данный документ должен содержать:

• перечень нетиповых корпоративных печатных форм первичных документов;
• форматы нетиповых корпоративных печатных форм первичных документов (файлы в MS Excel, MS Word);
• описание назначения и случаев использования каждой печатной формы первичных документов. 

Разработка методологических документов по МСФО

Методологические документы являются основой для формализации функциональных и технических требований к подсистеме МСФО в рамках программного продукта холдинга.

Разработка методологических документов для составления отчетности по МСФО предусматривает, как правило, выполнение следующих минимальных работ:

• Анализ существующей в холдинге методологии по МСФО.
• Формирование ПС МСФО.
• Формирование Карты соответствия (мэппинга) между планами счетов БУ и МСФО.
• Описание типовых корректировок по МСФО и методики их выполнения или разработка карты функционального покрытия по МСФО.
• Разработка альбома отчетных форм по МСФО. 

Анализ существующей методологии по МСФО

Анализ существующей методологии (если таковая уже имеется в холдинге) является неотъемлемой частью работ по подготовке методологических документов для составления отчетности по МСФО. Результаты данного анализа будут положены в основу методологии по МСФО, адаптированной для целей разработки функциональных и технических требований к автоматизации учета в рамках Подсистемы МСФО.

Ключевые элементы методологии, которые подлежат анализу:

• Учетная политика по МСФО.
• Единая учетная политика по БУ (разработанная на этапе унификации БУ).
• Существующая трансформационная и консолидационная модель (MS Excel или в программном продукте).
• Консолидированная отчетность по МСФО холдинга, субхолдингов и отдельных компаний холдинга.

Результатом анализа должен стать аналитический отчет, содержащий описание необходимых изменений в регламентах и процедурах трансформации и консолидации в связи с переходом на унифицированную учетную политику БУ. 

Формирование ПС МСФО

На данном этапе выполняется разработка документа «План счетов МСФО» в формате, необходимом для целей последующей автоматизации подготовки отчетности по МСФО на базе выбранного программного продукта.

ПС МСФО необходим для использования в Подсистеме МСФО при выполнении трансформации или трансляции данных и построения отчетных форм по МСФО.

На основании проведенного анализа входящей документации по МСФО, разработанной единой унифицированной методологии БУ, а также аналитического отчета, содержащего описание изменений в процедуре трансформации и консолидации в связи с переходом на унифицированную учетную политику БУ, проводится работа по созданию документа «План счетов МСФО». Данный документ должен содержать:

• перечень счетов для подготовки отчетности по правилам МСФО (код и наименование);
• описание признаков счетов (активный/пассивный, балансовый/забалансовый, валютный, количественный);
• описание аналитических признаков счетов (субконто 1—3) — НСИ, используемая в качестве субконто.

При разработке ПС МСФО необходимо учесть следующие требования:

• ПС МСФО должен максимально детально отражать структуру активов, обязательств, капитала, доходов и расходов холдинга, выбранную для целей МСФО;
• ПС МСФО должен быть разработан с учетом структуры отчетных форм консолидированной отчетности холдинга по МСФО;
• ПС МСФО должен быть сформирован по принципу деления счетов на краткосрочные/ долгосрочные;
• ПС МСФО должен предусматривать отдельные счета для учета операций с предприятиями группы и другими связанными сторонами.

Результатом работы по данному этапу будет являться согласованный и утвержденный документ «План счетов МСФО» (табл. 3). 

Таблица 3

План счетов МСФО (пример формата)

Формирование Карты соответствия (мэппинга) между планами счетов БУ и МСФО

Карта соответствия необходима для автоматического выполнения реклассификационных корректировок при трансформации отчетности и для трансляции проводок (если выбрана автоматизация методом трансляции данных).

Работа по созданию документа «Карта соответствия (мэппинг) между планами счетов БУ и МСФО» проводится на основании разработанного и утвержденного ПС МСФО и Плана счетов БУ. Документ должен содержать:

• правила соответствия между счетами РСБУ и МСФО;
• правила соответствия между аналитиками (субконто) РСБУ и МСФО;
• перечень исключаемых счетов БУ, для которых отсутствует соответствие со счетами МСФО, c указанием причин для исключения;
• условия переноса данных БУ на ПС МСФО;
• правила переноса данных о количестве на ПС МСФО;
• правила переноса сумм со счетов БУ на счета МСФО (в том числе и по счетам в иностранной валюте);
• описание приоритетов заданных правил.

При этом правила соответствия между счетами РСБУ и МСФО должны предусматривать порядок определения счетов и значений субконто МСФО в зависимости от значений счетов и субконто в остатках и оборотах БУ и дополнительных фильтров и признаков (например, признак контрагента) (табл. 4—5). 

Таблица 4

Карта соответствия данных РСБУ и МСФО (пример формата)

Таблица 5

Проводки РСБУ, исключенные из конвертации (пример формата)

Описание типовых корректировок по МСФО и методики их выполнения

Если отчетность по МСФО будет формироваться в холдинге методом трансформации, то необходимо подготовить описание типовых корректировок по МСФО в разрезе участков учета и методики их выполнения.

Данный документ должен содержать перечень трансформационных и консолидационных корректировок, выполняемых при подготовке отчетности по МСФО в холдинге по участкам учета (включая операции, не учитываемые в бухгалтерском учете) и описание методики выполнения корректировок на ПС МСФО.

Типовые корректировки должны быть описаны по видам:

• трансформационные корректировки (по участкам учета):

—   реклассификационные корректировки;
—   оценочные корректировки;

• консолидационные корректировки^[1].

Методики выполнения корректировок содержат описание правил выполнения корректировок:

• Случаи, когда выполняется корректировка.
• Периодичность выполнения корректировок.
• Проводка (бухгалтерская запись) по выполнению корректировки.
• Определение суммы проводки.
• Особенности выполнения корректировки.

Результатом работы по данному этапу будет являться согласованный и утвержденный документ «Описание типовых корректировок по МСФО в разрезе участков учета и методики их выполнения». 

Разработка документа «Карта функционального покрытия по МСФО»

Если отчетность по МСФО будет формироваться в холдинге методом трансляции данных БУ в подсистему МСФО, то необходим документ, в котором содержатся перечень типовых хозяйственных операций холдинга по участкам учета (включая операции, не учитываемые в БУ) и описание выбранных способов отражения каждой конкретной операции на ПС МСФО в Подсистеме МСФО.

Такой документ формируется по результатам анализа данных БУ предприятий холдинга за прошедшие периоды (как минимум 1 год) и подготовленной отчетности по МСФО (заполненных трансформационных таблиц).

Способы отражения операций на ПС МСФО:

• конвертация данных БУ по правилам мэппинга;
• независимое от БУ ведение учета по МСФО:

—   при помощи специального функционала, подлежащего автоматизации;
—   в ручном режиме.

Пример формата документа приведен в табл. 6. 

Таблица 6

Карта функционального покрытия (пример формата)

Разработка альбома отчетных форм по МСФО

На данном этапе необходимо зафиксировать перечень, состав и структуру форм, используемых для подготовки отчетности по МСФО, а также методику расчета и заполнения показателей в этих формах.

Альбом отчетных форм по МСФО должен содержать:

• перечень основных и вспомогательных отчетных форм;
• форматы отчетных форм (файлы в MS Excel, MS Word);
• описание назначения и случаев использования каждой отчетной формы;
• правила расчета и заполнения показателей в отчетных формах с указанием источников данных.

В дальнейшем при автоматизации данный документ станет приложением к техническому заданию в части разработки отчетов в Подсистеме МСФО. 

Разработка документации по переходу на новую методологию БУ и МСФО

После разработки и согласования вышеописанных документов по унификации методологии БУ и МСФО необходимо разработать рекомендации по переходу холдинга в целом и отдельных организаций на новую методологию учета:

• формирование Рекомендаций по переходу на применение новой методологии БУ (какие изменения нужно внести в учет, на что обратить внимание при переходе, какими положениями руководствоваться, как взаимодействовать с другими организациями и центральным аппаратом);
• формирование Рекомендаций по переходу на применение новой методологии в части МСФО (изменения в регламентах и процедурах трансформации и консолидации и их влияние на отчетность за предыдущие и текущий периоды);
• формирование Рекомендаций по подготовке регламентированной отчетности при переходе на применение положений новой методологии.

Основными задачами на данном завершающем этапе являются разработка, согласование и утверждение Рекомендаций по переходу на применение новой методологии и рекомендации по подготовке отчетности при переходе на применение положений новой методологии БУ и МСФО. Чем качественнее и детальнее будет подготовлена документация, тем быстрее и проще будет выполнен переход на новую унифицированную методологию.

Заключение

Мы рассмотрели основные этапы проекта по унификации методологии БУ и МСФО в холдинге для целей последующей автоматизации. Безусловно, унификация позволяет сократить затраты на внедрение/доработку системы и дальнейшую работу с ней, повышает прозрачность учетных процессов и в конечном итоге управляемость бизнесом.

Однако сама задача унификации довольно трудоемка и требует большой аналитической работы. Как правило, она сопровождается длительными процессами обсуждений и согласований необходимых изменений со многими заинтересованными сторонами. Поэтому прежде чем принимать решение об унификации, необходимо оценить целесообразность и риски проекта, чтобы быть уверенными в том, что выгоды, получаемые от проекта, будут существенно выше затрат на его реализацию.