Методология автоматизации: сокращение трудозатрат на ведение учета по МСФО в «1С»

Автор публикации

Шуклов Лев Викторович

к.э.н., ведущий методолог управления бухгалтерского учета и контроля ООО «Нефтегазовая компания ИТЕРА».

Предприятия, которые автоматизируют процесс подготовки отчетности по МСФО на базе программных продуктов «1С», стремятся не только повысить качество и достоверность отчетности по МСФО. Сокращение сроков и снижение стоимости подготовки отчетности и аудита — также довольно важная задача. Эти выгоды обеспечивают окупаемость затрат на внедрение программного продукта за два-три года.

Факторы, влияющие на подготовку отчетности

Как показывает практика, запланированных показателей выгод в виде уменьшения временных и финансовых затрат на подготовку отчетности достигают далеко не все компании, поскольку после внедрения «1С» множество трансформационных корректировок по-прежнему рассчитывается вручную в Excel и вводится в виде ручных операций в программный продукт, подготовка отчетности затягивается из-за нестыковок в организации рабочего процесса и проблем, связанных с человеческим фактором.

К сложностям, возникающим в связи с человеческим фактором, как правило, относится позднее поступление информации от ответственных структурных подразделений и проблемы корпоративной политики при обмене данными между управляющей компанией и дочерними обществами.

Несвоевременное предоставление документов контрагентами — это внешний фактор. На ситуацию можно влиять частично. Есть три варианта решения этого вопроса.

Решение 1. Измените условия договоров с контрагентами:

введите финансовые санкции за задержку документов;
закрепите в договорах сроки предоставления документов;
разработайте и закрепите в качестве приложения к договору шаблоны оправдательных документов;
откажитесь от агентских схем в пользу прямых договоров с поставщиками.

Однако чем меньше предприятие, тем сложнее устанавливать особые условия расчетов в договорах. Особенно это касается взаимоотношений с крупными корпорациями, которые безальтернативно предлагают типовые договоры для большинства клиентов. В этом случае попробуйте воспользоваться следующими решениями.

Решение 2. Применяйте принцип начисления резервов (или accruals).
Если какой-либо расход, например плата за электроэнергию или аренду, является типичным и приблизительно одинаковым от месяца к месяцу, его можно прогнозировать и признавать в качестве расхода в корреспонденции со счетом 96 «Резервы», не дожидаясь поступления документов от поставщика. Закрепите такой метод учета в учетной политике организации.

Решение 3. Принимайте к учету документы, оформленные ненадлежащим образом, и заменяйте их впоследствии.
Часто из-за мелких ошибок и неточностей в документах их возвращают на доработку, в результате чего процесс сбора оригиналов первичных документов от поставщиков затягивается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Большинство проблем организации рабочего процесса, не связанных с человеческим фактором, можно решить за счет более эффективного использования встроенных в «1С» инструментов автоматизации контрольных процедур: проверочных отчетов, чек-листов закрытия, портала сверки ВГО.

Но существуют еще и проблемы технического плана, связанные с интеграцией с другими программными продуктами и сбором данных по холдингу. Они тоже тормозят процесс подготовки отчетности. К ним относятся такие нюансы, как импорт системы показателей по удаленным дочерним обществам на базе форм сбора данных, когда не настроен мэппинг между учетной системой дочернего общества и формой сбора данных и эти формы приходится заполнять в ручном или полуавтоматическом режиме, и другие.

Однако в более широком смысле интеграция заключается в том, что некоторые раскрытия в отчетности по МСФО, в частности раскрытия по структуре будущих денежных потоков от погашения финансовых инструментов по МСФО (IFRS) 7, могут быть автоматизированы за счет построения единого информационного поля с другими подсистемами: бюджетированием, казначейством, закупками. Например, импорт плановых данных по денежным потокам в подсистему МСФО и составление на основе этих данных раскрытий к отчетности.

Итак, перейдем к рассмотрению основных программных инструментов, обеспечивающих сокращение времени подготовки отчетности.

Инструменты, ускоряющие подготовку отчетности

Чек-листы

Один из таких инструментов — чек-листы закрытия. В качестве примера на рисунке приведен чек-лист экспресс-проверки ведения учета.

Чек-листы позволяют отслеживать статус закрытия РСБУ: насколько полно проведены операции, можно ли импортировать эти данные в МСФО или надо подождать, сколько придется делать дополнительных корректировок по методу начисления. Часть таких проверок по чек-листу выполняется автоматически на основе проверки состояния счетов бухгалтерского учета. Часть проверок выставляется вручную. Например, при помощи чек-листа можно настроить информирование управляющей компании об окончании инвентаризации, завершении проведения первичных документов по различным участкам учета.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Чек-листы позволяют автоматизировать регламент закрытия периода и получить обратную связь от подразделений.

Бухгалтерские службы обязаны строго соблюдать регламенты документооборота, ввода и обработки учетных данных, подготовки финансовой отчетности. Для этого соответствующий регламент и график закрытия учетных процессов должны быть утверждены и реализованы в качестве чек-листа в системе. При разработке регламента особое внимание необходимо уделить:

созданию и документированию процедур ускорения получения первичных документов от контрагентов;
внедрению методологии начисления резервов, установке сроков отражения проводок по расчету этих резервов в бухгалтерской программе;
автоматизации процедур ввода учетных документов в информационную систему, разработке проверочных процедур, выполняемых при вводе документов, а также процедур проверки корректности заполнения форм бухгалтерской отчетности;
разработке внутренних форм бухгалтерских документов.

Реализация регламента в системе в виде чек-листов позволяет обеспечить своевременное получение обратной связи от исполнителей о проблемах, связанных с применением процедур быстрого закрытия, помогает повысить эффективность организации этого процесса, а также настроить автоматические процедуры сверок при вводе информации в бухгалтерскую систему. Это даст возможность сократить количество контрольных процедур на этапе закрытия отчетности. Примеры таких аналитических процедур приведены в таблице 1.

Таблица 1
Примеры аналитических процедур сверок

Документ	Возможные автоматические процедуры проверки при вводе
Платежные поручения, банковские выписки	Отсутствие пустого поля по субконто «Cтатья движения денежных средств». Проверка корреспонденции счетов в соответствии с выбранным субконто «Статья движения денежных средств». Например, если выбрано движение «Погашение займов», то обязательно должен быть выбран счет 66 или 67 в качестве корреспондирующего (иначе выбрана неверная статья движения денежных средств). Проверка соответствия суммы платежа сумме, начисленной к оплате контрагенту. Например, ошибочно выбран договор займа и очередной платеж больше всей суммы долга по данному договору на счете 66. Соответствие платежа бюджету Соответствие периода платежа периоду оплаты, определенному в договоре (в случае несоответствия отражается просроченная задолженность, начисляются пени, рассылаются соответствующие уведомления исполнителям)
Накладная на списание материалов со склада	Отсутствие резерва по «неликвидам» по данной позиции. В случае наличия — автоматическое реверсирование резерва. Соответствие целей списания (инвестиционные — на счет 08 или операционные — на 20-й и др. счета) субсчету учета материалов

Обычно большинство контрольных процедур, таких как реверсирование резерва по неликвидным материалам, корректировка неправильно выбранных статей затрат, выполняются уже на этапе закрытия отчетности, после окончания отчетного периода. Автоматические же процедуры проверки позволяют перенести часть этой работы на этап ввода данных и, таким образом, ускорить процесс подготовки отчетности.

Двойное закрытие периода

Еще один инструмент, помогающий быстрее подготовить отчетность по МСФО, — механизм двойного закрытия периода. При его использовании происходит подокументная трансляция, и закрытие периода по МСФО никак не влияет на работу специалистов, готовящих регламентированную отчетность.

По сути, импортируются незакрытые данные учета РСБУ, в МСФО делаются поправки по плановым данным (это называется «метод начисления»), после чего выполняется закрытие. Разница между плановыми и фактическими данными проводится следующим отчетным периодом.

В некоторых программных продуктах, например в «1С:Управление холдингом», есть специализированный инструмент контроля, позволяющий отследить такие изменения в автоматическом режиме. Если в МСФО было сделано начисление по плановым данным, то при помощи такого инструмента контроля, как «Сопоставление плановых и фактических операций по МСФО», можно проверить, были ли проведены фактические данные, относящиеся к этому начислению. Если они были проведены, то программа сторнирует начисление и проведет факт текущим отчетным периодом.

Автоматизированные трансформационные поправки

Наиболее существенного сокращения сроков подготовки отчетности и экономии трудозатрат позволяют достичь автоматизированные трансформационные поправки.

Отдельного внимания заслуживают автоматизированные трансформационные корректировки по финансовым инструментам, в особенности резерв по сомнительным долгам и амортизация дисконта по лизинговым обязательствам.

Программа может рассчитать резерв автоматически на основе анализа статистики оборачиваемости задолженности в комплексе с анализом срока просрочки задолженности. Для этого в системе имеется возможность разделения контрагентов на несколько классов надежности, для каждого из которых можно установить свои пороговые значения оборачиваемости. На основании этого вероятность невозврата долга и резерв по сомнительным долгам рассчитываются автоматически. Кроме того, автоматически формируются проводки по его восстановлению (в случае возврата части зарезервированной задолженности) и списанию (в случае списания самой задолженности).

Данная автоматизированная поправка, несмотря на ее простоту, в практике составления отчетности по МСФО используется редко. И трудности здесь связаны в первую очередь с интеграцией данных с программными продуктами дочерних обществ, осуществляющих сбыт продукции. Учет дебиторской задолженности не всегда ведется в программных продуктах «1С» — например, в энергетике это могут быть специализированные программы по учету сбыта электроэнергии. Настройка интеграции этих программ с «1С» часто является дорогостоящей и сложной задачей.

В части внеоборотных активов наиболее распространенные автоматизированные поправки относятся к пересчету амортизации пропорционально выработке и к автоматической корректировке финансового результата от выбытия основных средств, имеющих разную стоимость в МСФО и РСБУ. К более продвинутым поправкам по участку основных средств относится автоматизированная капитализация процентов и их распределение между объектами инвестиционных активов в МСФО.

Также можно автоматизировать расчет резерва по обесценению запасов до чистой стоимости реализации на основе оборачиваемости запасов, а цены на запасы импортировать за счет интеграции с подсистемой закупок.

Пример
Группа компаний А обеспечила сокращение времени подготовки
отчетности на семь дней за счет внедрения автоматизированных чек-листов контроля закрытия и автоматизации расчета типичных поправок по финансовым инструментам.

Как было
Изначально в группе компаний А уже была единая конфигурация платформы «1С:Управление холдингом» и единый план счетов для всего холдинга, компании которого располагались в разных городах. Однако на этапе закрытия месяца по РСБУ больше всего времени уходило на синхронизацию процессов закрытия и графиков документооборота по всем дочерним обществам. На этапе подготовки отчетности по МСФО треть времени тратилась на пересчет трансформационных корректировок по лизингу и сомнительным долгам. Эти трансформационные корректировки вводились в программный продукт в ручном режиме.

Что сделали
Были разработаны чек-листы контроля, которые регулярно информировали менеджмент холдинга о проведении закрытия периода по каждой из компаний. Чек-листы показывали, какой процент операций проведен, сколько документов обработано, а также обеспечивали автоматизированный контроль сходимости между различными отчетами (такими как отчет о прибылях и убытках и отдельные примечания к балансовому отчету), автоматизированное выявление нетипичных операций за счет анализа колебаний в разрезе статей затрат от месяца к месяцу и ряд других контрольных процедур.

В результате группа добилась одновременного закрытия всех компаний, что высвободило еще несколько дней при подготовке консолидированной отчетности за счет отсутствия простоя в работе аналитиков и специалистов по МСФО в холдинговой компании в отчетный период. (Изначально одни компании закрывались на два-три дня раньше, а другие позже, в результате чего консолидацию и подготовку и выверку примечаний к консолидированной отчетности можно было начать только после закрытия всех компаний.)

На этапе трансформации отчетности была реализована интеграция между блоком МСФО, казначейством и специализированной системой, в которой велся учет реализации. Это обеспечило автоматизацию расчета резервов по сомнительным долгам на основе автоматического ранжирования задолженности по классам надежности контрагентов и анализу срока просрочки долга, а также автоматизацию большинства поправок по пересчету обязательств по финансовому лизингу.

Расширение детализации аналитического учета

Увеличивая детализацию аналитического учета, можно обеспечить практически 100%-ую автоматизацию заполнения всех раскрытий к МСФО-отчетности (примечаний к отчетности), а значит, сократить трудозатраты на ее подготовку.

Дополнительная аналитика обычно реализуется путем ввода дополнительных полей в стандартных справочниках «1С» (см. табл. 2). Например:

в справочнике «Контрагенты» это дополнительное поле для группировки контрагентов по принципу «связные/сторонние»;
в справочнике инвентарных объектов основных средств — дополнительное поле для ввода информации об ограничениях в распоряжении инвентарным объектом (залог, арест, аренда и т. п.).

Таблица 2
Справочники аналитического учета, сокращающие сроки подготовки отчетности

№	Наименование справочника	Описание информации, содержащейся в справочнике	Счета бухгалтерского учета, для которых можно использовать справочник
1	Степень использования основных средств	Хранение информации об основных средствах по видам «в эксплуатации», «в долгосрочной аренде», «на консервации», «в безвозмездном пользовании», «на ответственном хранении» и т. д.	Для счетов 01, 02, 03, 001
2	Способы прироста и выбытия активов	Хранение информации об истории изменений в стоимости активов: «постройка», «покупка», «безвозмездное получение», «переуступка», «выкуп у лизингодателя», «вклад в уставный капитал», «списание вследствие морального износа», «списание в результате выявления недостачи», «безвозмездная передача в целях благотворительности», «уценка» и т. д.	Для счетов 01, 03, 04, 07, 08, 10, 58
3	Ограничение распоряжения активами	Хранение информации об ограничении прав пользования и распоряжения активами: «в залоге», «в аресте», «в пути», «на ответственном хранении», «на комиссии», «в ремонте», «в подотчете» и т. д.	Для счетов 01, 02, 03, 07, 08, 10, 50–55, 58
4	Направления использования материально-производственных запасов	«Запасы для производства», «запасы для строительства» — новые, б/у, поврежденные, неликвидные, полученные в ходе ликвидации основных средств и т. п.	Для счетов 07, 10
5	Виды финансовых вложений	Разделение векселей на те, по которым наступил срок оплаты, и те, по которым он не наступил.Разделение финансовых вложений и займов по срокам будущего погашения (например, более 3, но менее 12 месяцев)	Для счетов 58, 76, 66, 67

Информацию в эти дополнительные аналитические поля не обязательно вводить вручную. Например, для определения срока погашения займов или задолженностей данные можно импортировать из системы управления расчетами, а направления использования запасов можно взять из системы бюджетного управления.

То есть та информация, которой сотрудники раньше обменивались обычным способом, теперь может отражаться в бухгалтерском учете автоматически с использованием расширенной аналитики путем импорта из смежных подсистем.

Остановлюсь подробнее на справочнике «Ограничение распоряжения активами». Он позволяет оперативно формировать раскрытия к отчетности, связанные с отдельным отражением арестованных активов, подсчетом активов в залоге, сокращать время на принятие управленческих решений, связанных с мониторингом ликвидности компании, и тем самым высвобождает драгоценное время для бухгалтерии в период закрытия отчетности.

Например, в пояснительной записке мы хотим раскрыть информацию об основных средствах в залоге. Обычно бухгалтеры это делают в ручном режиме, собирая информацию по тем объектам основных средств, которые в залоге, и далее из учетной системы берут их остаточную стоимость на отчетную дату. Когда у нас есть справочник «Ограничение распоряжения активами», то бухгалтеру не надо собирать эту информацию в момент подготовки отчетности, поскольку она уже будет отражена в учете в привязке к конкретному объекту основных средств.

Таким образом, автоматизация блока МСФО оказывается наиболее эффективной, когда этот блок тесно интегрирован с другими подсистемами (бюджетированием, казначейством, закупками). Кроме того, на эффективность автоматизации очень существенно влияет организационный аспект, связанный с необходимостью улучшения качества информационного обмена между подразделениями в процессе внедрения и использования программных продуктов. Автоматизация изменяет профессию бухгалтера, его обязанности. Происходит перераспределение ролей и функционала. Поэтому особенно важно координировать и контролировать этот процесс, используя автоматические инструменты. Большинство организационных проблем на этапе подготовки отчетности по МСФО можно решить при помощи встроенных в «1С» инструментов контроля, таких как чек-листы, автоматизированные сверки и расширенная аналитика.

Поделиться ссылкой на статью в соцсетях:

Ваше имя:
Ваш e-mail:	Укажите реальный и действующий e-mail адрес. На него будет выслан запрос о подтверждении регистрации.
Пароль:	Пароль должен содержать от 6 до 20 символов из списка: A-z 0-9 ! ? % @ # $ % ^ ~ & * \| / ( ) [ ] { } < > _ - + : ; . , ` и не может совпадать с логином.
Подтвердите пароль:
	Нажимая кнопку «Регистрация», я принимаю условия Пользовательского соглашения и даю своё согласие Администрации Сайта на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных Политикой конфиденциальности .