Тренды в финансах. Геймификация как способ быстрого закрытия периода
Авторы публикации
Ванин Алексей Сергеевич
руководитель управления финансового учета и отчетности в АО «Лаборатория Касперского».
Манько Снежана Владимировна
к.э.н., АССА, Сооснователь и методолог проекта FIN-SKILL.RU
К функциям нашего управления относится подготовка консолидированной управленческой отчетности и отчетности в соответствии с МСФО, разработка и внедрение учетной политики группы компаний «Лаборатория Касперского», а также контроль над бухгалтерскими службами всех юридических лиц группы компаний «Лаборатория Касперского».
Как в компании появилась идея внедрить геймификацию в работу финансовой службы?
Идея возникла в недрах финансового департамента нашей компании в процессе обсуждения возможных решений для повышения качества и скорости бухгалтерского закрытия. Мы используем ее прежде всего как инструмент мотивирования сотрудников бухгалтерских служб, привнося в их зачастую рутинную работу элемент соревновательности и азарта.
Что потребовалось сделать, чтобы реализовать эту идею? Какие организационные и методологические изменения произошли в работе подразделения и, возможно, других подразделений компании?
Геймификация заключается в следующем. По итогам закрытия каждого периода управление финансового учета и отчетности в штаб-квартире оценивает работу бухгалтерских подразделений компаний группы на предмет своевременности предоставления, аккуратности и полноты подготавливаемой финансовой информации. Оценка осуществляется по ряду критериев на основании собственных наблюдений и оценок смежного финансово-планового управления.
По итогам финансового года выявляются лидеры среди бухгалтерий, которым вручаются символические призы. Награды не имеют большой материальной ценности, бухгалтерские команды соревнуются за профессиональную репутацию.
Результаты, продемонстрированные каждой бухгалтерской командой в конкурсе, а также их динамика, наблюдаемая от периода к периоду, доводятся до сведения региональных финансовых директоров, в ведении которых находятся соответствующие бухгалтерские подразделения. Учитывать или не учитывать эти результаты при принятии кадровых решений, включая решения о выплате премий и пересмотре заработной платы, — зависит от усмотрения региональных финансовых директоров.
С какими сложностями вы столкнулись при внедрении геймификации? Как сотрудники восприняли новые правила?
Частью геймификации является сбор отзывов о работе бухгалтеров от представителей финансово-планового управления. В этой связи существует опасность возникновения определенной конфронтации между бухгалтерскими подразделениями, которые оказались в роли объекта оценки, с одной стороны и финансово-плановым управлением, которое дает оценку работе бухгалтерий, с другой стороны.
Мы приложили необходимые усилия к тому, чтобы критерии оценок были как можно более объективными и чтобы оценка включала в себя элемент диалога (бухгалтерии могут комментировать отзывы о своей работе от финансово-планового управления). К тому же общая культура в нашей компании способствует тому, чтобы процедура оценки стала обменом конструктивными мнениями, а не взаимными обвинениями.
Мы стараемся использовать максимально объективные критерии оценки бухгалтерских команд, но без доли субъективности обойтись невозможно. Мы стремимся сделать процесс как можно более понятным и прозрачным и открыты к предложениям по его усовершенствованию от всех его участников.
Компании группы отличаются друг от друга по размеру, характеру деятельности и сложности ведения учета. Поэтому неправильно применять единые критерии оценки ко всем юридическим лицам. В этой связи мы разбили все компании группы на категории таким образом, чтобы в каждой из категорий оказались компании со схожим бизнесом. Чемпионы определялись в каждой категории.
Не стоит забывать, что закрытие бухгалтерских книг — это всего лишь часть работы бухгалтеров, хотя и важная. Поэтому, оценивая их работу, нельзя не учитывать, что результаты геймификации должны включать существенные дополнительные сведения об их работе.
Как вы оцениваете эффективность? Насколько сократился период закрытия? Как изменилась вовлеченность и мотивация сотрудников?
Считаем опыт успешным. Мы используем геймификацию вместе с прочими мерами по сокращению сроков закрытия и улучшению качества производимой финансовой информации, включая внедрение новых информационных систем. Поэтому сложно судить, насколько сокращение сроков закрытия зависит от геймификации. Но мы с удовлетворением констатируем следующее:
- своевременность представления финансовой информации компаниями группы достигла практически 100 %, задержки крайне редки, и если случаются, то по очень уважительным причинам;
- количество бухгалтерских служб, которые получают высшие баллы по всем критериям оценки, выросло за последний год с 5 % от общего количества бухгалтерских команд до 50 %;
- процесс оценки работы бухгалтеров в рамках геймификации позволил структурированным способом регулярно собирать и накапливать объективную информацию о работе бухгалтеров.
Беседовала Снежана Манько,
главный редактор Системы Finotchet.ru