Применение цифровых технологий и современных информационных продуктов в области учета (на примере Tele2)

Авторы публикации

Бебешко Елена Алексеевна

ДипИФР(рус), руководитель службы методологии ООО «Т2 Мобайл» (Tele2)

В статье рассматриваются различные аспекты автоматизации финансового учета, факторы, влияющие на автоматизацию, и перспективы ее развития на примере компании Tele2 — одного из крупнейших операторов связи федерального уровня.

Группа компаний Теle2 предоставляет услуги связи в 67 регионах России (включая Москву и Московскую область) в сегментах B2B и B2C. Компания начала работу на российском рынке в 2003 году с запуска сети GSM в нескольких регионах и прошла путь от небольшого регионального оператора до одного из крупнейших игроков федерального уровня. По итогам 2019 года абонентская база Tele2 составила 44,6 млн клиентов, показатель чистой прибыли достиг 6,6 млрд руб., а выручка — 163,3 млрд руб., количество активных пользователей мобильного интернета за год выросло на 39 %. В Tele2 работает более 7 тысяч человек.

Эти цифры приведены, чтобы не только показать масштаб компании, но и обратить внимание на количество данных, которые оператору необходимо собирать, передавать, хранить, обрабатывать, анализировать. Большая часть этой информации используется для составления управленческой отчетности, принятия оперативных решений руководителями компании, представления результатов акционерам в финансовой отчетности и передачи в различные организации в составе бухгалтерской и налоговой отчетности.

Сегодня большая часть компаний живет в условиях автоматизации. Объявлен курс на цифровизацию экономики. Информационные технологии играют все более важную роль в жизни общества, применяются во многих сферах деятельности человека и организаций, помогают упростить и автоматизировать рутинные операции, выполнение которых не только не приносит удовольствия, но также требует большого количества времени и труда.

Теle2, как информационно ориентированная компания, также запускает проекты цифровизации, причем не только в части предоставления абонентам услуг, анализа их качества и расширения спектра, но и для автоматизации своих внутренних процессов: ведения хозяйственных операций от инициирования договора и закупки до финальной оплаты партнеру, предоставления сотрудникам информации через личные кабинеты, мобильные приложения и другие инструменты, электронного документооборота с партнерами.

Системы учета активно развиваются и постоянно совершенствуются, и этому способствуют следующие факторы:

развитие вычислительной техники и средств связи;
возможность автоматизировать логические операции бухгалтерского учета с использованием информационных технологий;
новые возможности документирования фактов хозяйственной жизни (в том числе использование цифровой подписи для внутреннего и внешнего документооборота, обмен юридически значимыми документами между партнерами);
появление новых технологий ведения бухгалтерского учета (роботизация процессов, машинное обучение).

Если взглянуть на историю развития систем, то мы сможем описать основные этапы их эволюции:

использование табличных процессоров и самостоятельно разработанного ПО для целей учета;
монолитные системы для автоматизации отдельных блоков процессов (бухгалтерский учет, расчет заработной платы, торговля, складские операции, производство);
комплексные системы управления, разработанные по модульному принципу (ERP-системы).

Такое поступательное развитие диктовалось как потребностями самих финансовых подразделений, так и ожиданиями потребителей финансовой информации, а также возможностями информационных технологий, которые предлагают разработчики.

Современное программное обеспечение, которое компании используют в работе, можно классифицировать следующим образом:

табличные процессоры;
узкоспециализированные системы для отдельных функций учета:
- бухгалтерские программы;
- специализированные системы (склад, торговля, управление активами);
- кадровый учет и расчет заработной платы;
- системы автоматизации документооборота;
комплексные интегрированные системы управления предприятием;
аналитические системы;
системы автоматизации рутинных операций (RPA, APA, системы OCR и пр.);
системы искусственного интеллекта.

В крупных компаниях зачастую внедряются комплексы программного обеспечения в виде ERP-системы управления предприятием и отдельных интегрированных блоков и систем для крупных, ключевых для бизнеса процессов.

Компьютерные системы развиваются в сторону расширения функциональности: автоматизируется все больше операций, все чаще используется не ручной, а машинный труд — происходит роботизация процессов. Уже есть примеры не только автоматизации простых, рутинных операций, но и применения машинного обучения в области учета.

В настоящее время наблюдаются следующие основные тренды развития в области цифровизации:

переход от примитивных интерфейсов к юзерфрендли-интерфейсам;
использование технологий, позволяющих выполнять вычисления в реальном времени;
использование технологий искусственного интеллекта;
переход к современным процессам непрерывного внедрения изменений;
использование облачных сервисов.

Компания Tele2 ориентирована на максимальную цифровизацию и автоматизацию процессов, поэтому она рассматривает самые разные варианты использования современных технологий в различных областях учета и связанных с ним процессах делопроизводства, от получения и обработки документа до его хранения.

Архитектура систем, обеспечивающих финансовые процессы, представлена на рисунке ниже. В центре мы видим ERP-систему, интегрированную с системами электронного документооборота, расчета заработной платы, хранилищами данных и аналитическими системами.

Такая структура обеспечивает обработку основного потока данных, позволяет настроить автоматизированные и полуавтоматизированные контроли, схемы движения, согласования и обработки данных.

При этом сложные, большие системы с переплетенными потоками интеграции требуют трудозатратных доработок, иногда — существенных инвестиций. Поэтому компания Теле2, стремясь обеспечить оперативную оптимизацию некоторых процессов, сократить время внедрения изменений, использует инструменты малой автоматизации и роботизации процессов.

Посредством RPA оптимизированы более 140 видов рутинных операций, включая:

контроль соответствия платежей срокам по договору;
контроль начисления НДФЛ при оплате услуг физических лиц;
разбор банковской выписки;
формирование и рассылку контрагентам актов зачета взаимных требований;
формирование дополнительных соглашений для группы контрагентов по шаблону, размещение сформированных дополнительных соглашений на визирование.

Рисунок 1. Архитектура решения

За год использования инструментов малой автоматизации компания смогла оценить эффективность их применения: роботы позволили высвободить ресурс 16 человек для работы над более интеллектуальными, творческими проблемами. Это означает, что компания смогла сократить набор новых сотрудников при увеличении объема бизнес-задач. Экономия в денежном эквиваленте составила более 12 млн руб.

При автоматизации процессов происходит не просто передача компьютеру на выполнение рутинных этапов — вначале требуется проанализировать операционную эффективность процесса и оптимизировать его. При этом из рабочих процессов исключаются неактуальные шаги, заполнение и обработка лишних данных и проведение избыточного анализа. Роботизация возможна только для максимально унифицированных и актуализированных процессов. Наша цель — автоматизировать не отдельные шаги, а целые узлы, желательно крупными частями, двигаясь к максимальной роботизации.

Одним из инструментов для ускорения процессов учета выступают системы распознавания данных (OCR-системы). Компания использует такие системы при подключении абонентов — как стандартным способом, в салонах Tele2 и ее партнеров, так и при самостоятельной регистрации после приобретения сим-карты через интернет.

Также сейчас изучается использование OCR-системы в документообороте — при обработке первичной документации и ведении договорной работы. Этот инструмент позволит оптимизировать продвижение документа по этапам обработки: упростить ввод данных, автоматизировать заполнение системных атрибутов документа и т. п. Описанные процессы находятся в стадии настройки, пилотирования и оценки возможного экономического эффекта. Уже обоснована их эффективность для основных сквозных процессов, возможность выстраивания с их помощью новой, более простой процедуры получения и обработки документов, ведь ранее на заполнение и проверку одной карточки первичного документа тратилось в совокупности более 20 минут рабочего времени нескольких сотрудников различных подразделений.

Использование средств распознавания позволит сократить время заполнения форм и повысить качество системных данных, которые будут использоваться в последующей автоматизации и при составлении аналитических отчетов. Отмечу, что качество системных данных — одна из важных проблем сбора и обработки большого количества информации для их использования в разных системах, сопоставимости, сравнимости и актуальности. Применение средств OCR позволяет использовать единый формат для передачи данных, упрощая дальнейшую работу с ними.

Относительно новым трендом в цифровизации процессов и обработке большого объема данных стал искусственный интеллект. Tele2 пока не в полной мере использует возможности этого инструмента в учетном процессе. Данная технология с 2016 года применяется при обработке банковских выписок, а сегодня рассматривается возможность ее использования для работы с юридически значимыми документами, входящими через сертифицированного оператора электронного документооборота.

Одна из острых проблем автоматизации процессов документооборота — идентификация электронных документов, их распределение по филиалам, ответственным, определение типов документов и их автоматическая рассылка адресатам. Документооборот компании составляет около 300 тысяч единиц в месяц, и если подобная сортировка даже части поступившей корреспонденции проводится в ручном режиме, эти процессы нельзя назвать оптимальными и эффективными: все преимущества работы с электронными документами нивелируются длительным, в течение недели, путем документа к адресату.

Рассматривая варианты автоматизации, нельзя не упомянуть мобильное приложение. Многие крупные компании переводят часть операций в смартфоны. Tele2 также предлагает сотрудникам мобильное приложение с личным кабинетом, где можно не только оформить, согласовать и закрыть командировку, сформировать и изменить график отпусков, запросить различные справки, но также узнать корпоративные новости, пройти обучение или тестирование.

С развитием технологий учетные процессы претерпевают изменения, автоматизируются, ускоряются, а пользователи отчетности выдвигают все больше требований к анализу и детализации данных. Задача компании — выбрать среди множества предлагаемых систем автоматизации максимально подходящую, эффективную, быстро настраиваемую и оптимальную по стоимости.

При этом выборе важно учесть множество факторов, иметь четкое представление о потребностях компании и не забывать об экономической эффективности внедрения нового продукта или доработки существующего. В дополнение к этому в Tele2 анализируется стабильность процесса после автоматизации, количество сотрудников, чью эффективность можно повысить, передав их рутинные рабочие процессы машинным системам (быстрая окупаемость решения), гибкость, стоимость и сроки разработки, период поддержки решения со стороны вендора и интегратора.

Мы рекомендуем коллегам обдуманно подходить к такому выбору. При всем многообразии решений, представленных на рынке, каждая компания должна рассмотреть всю совокупность факторов и принять взвешенное решение, поскольку технологическая платформа — основа эффективности рабочих процессов.