Дашборд в эпоху цифровизации
Авторы публикации
Башлык Светлана Ивановна
Руководитель направления «Аналитика и визуализация данных» крупной телеком компании России
В этой статье рассматривается простой способ создания дашборда с использованием востребованных диаграмм в Power Point для тех, кто делает первые шаги на пути визуализации данных.
Цифровизация захватывает мир, и почти каждая компания в своей работе нуждается в качественной визуализации данных. Само по себе наличие данных и их неправильная интерпретация не стоят ничего, в то время как использование соответствующих инструментов может повысить ценность бизнеса. Правильная визуализация информации помогает продвигать новые идеи, формировать мнение о ситуации и представлять в едином документе действия многих подразделений. Однако довольно часто компании при работе с данными сталкиваются со следующими проблемами:
- данные есть, но отражены избыточно или не в полной мере;
- каждый отдел в компании использует собственный метод и стиль представления данных;
- руководство не всегда принимает результат визуализации, что ведет к большому количеству переделок.
Преобразование данных требует определенного набора навыков и инструментов. Визуализация выступает активным инструментом для описания реальной картины на основе данных и необходима для качественного анализа ситуации. Все пользователи отчетности ожидают получить не ворох цифр, а уже сформулированные выводы либо понятно расставленные акценты.
В отличие от стандартных отчетов в Excel визуализация с помощью дашборда помогает прояснять сложные идеи и устанавливать связи, которые в противном случае были бы упущены. Многие компании уже давно используют дашборды и специализированное программное обеспечение для представления данных, но прежде всего следует разработать иерархию представления информации и понимать цель сбора данных.
Сделать качественную визуализацию не всегда просто. Рассмотрим создание одной страницы дашборда с использованием плагина Think-cell (Think-cell chart — это дополнение для Power Point, позволяющее создавать профессиональные бизнес-диаграммы из данных Excel. Think-cell интегрируется с Power Point, что дает возможность использовать индивидуальные настройки стандартов оформления.) и возможностей Power Point.
Шаг 1. Структура дашборда
Разработка дизайна информационной панели (дашборда) — распространенная задача визуализации. Бизнес хотел бы располагать экраном, содержащим всю информацию и демонстрирующим тенденции и рискованные области. Для этого требуется динамически обновляющееся представление, позволяющее представить финансовое будущее. Основные понятия аналитических дашбордов:- группировка — способ объединения связанных данных (например, выручка, затраты, прибыль);
- агрегация (сумма, минимум, максимум и т. д.) — способ отображения колонки фактов из исходной базы данных (например, затраты на оплату труда или рекламу);
- сортировка — упорядочивание уже сгруппированных данных по заданному признаку (выполнение KPI в филиалах или дочерних компаниях);
- фильтрация — исключение данных по заданному признаку или формуле;
- топовые (лучшие) значения — способ отобразить указанное количество максимальных или минимальных значений данной группировки (например, топ-3 или топ-5 лучших филиалов или продаваемых услуг либо продуктов).
Сбор данных
Основная сложность при создании дашборда — это собрать все самое важное на одном экране и логично структурировать информацию. Решением является принцип инвертированной пирамиды, когда на первом уровне (в верхней части) дашборда отображается самая важная информация, на втором уровне приводится ее детализация, которая раскрывает суть информации первого уровня. На третьем уровне данные первого и второго уровней еще более детализируются. Также для каждого уровня допускаются короткие выводы в виде текста.
Хороший дашборд не должен быть перегружен элементами. При его создании следует помнить правило «7 +/- 2»: большинство людей могут одновременно удерживать в поле внимания и в памяти от 5 до 9 элементов.
Это легко проверить. Предлагаем вам два изображения. Какое из них воспринимается легче?
Рисунок 1
Очевидно, что легче работать с правым изображением, на котором содержится меньшее количество элементов. Это правило распространяется на элементы дашборда, деловую документацию и многое другое.
На рисунке 2 приведен пример дашборда без визуализации. Все его элементы собраны хаотично, с использованием форм по умолчанию и Power Point/Think-cell.
Рисунок 2
Типичные ошибки при создании диаграмм
- Используются разные единицы измерения, например диаграммы с единицами измерения в миллиардах и миллионах рублей. Если все цифры привести к одной единице измерения, аудитории будет легче в них ориентироваться;
- в одном документе в разных диаграммах на горизонтальной оси отражаются то значения, то подписи к данным. Лучше для всех диаграмм принять единое правило: по горизонтальной оси идут или значения, или подписи к данным;
- данные не сгруппированы по смыслу: диаграммы выручки помещены на один виджет, затраты — на другой. Информацию необходимо сгруппировать и усилить эту группировку визуально. Также желательно определить структуру от общего к частному: сначала описываются общие показатели, затем они разворачиваются (например, сначала — данные по всей группе компаний, затем — по головному офису и далее — по дочерним компаниям).
Если устранить типичные ошибки и соблюсти правила визуализации, поместить элементы в блоки (виджеты) и изменить диаграммы, уровень визуализации значительно повысится (рисунок 3).
Рисунок 3
В последнее время все популярнее становится темный фон — можно использовать и такой вариант, только затем не забыть изменить цвет текста на более светлый и проверить, как визуализация выглядит на экране.
Рисунок 4
Определение макета
В примерах на рисунках 3 и 4 макет построен с использованием модульной сетки. Модульная сетка — это система организации объектов в пространстве, основанная на рядах и колонках строго заданного размера. В ее ячейках располагаются единицы контента — текстовые блоки, заголовки, врезки и даже изображения.
Модульные сетки используются не только в информационном дизайне, но и в архитектуре, интерьерах и градостроительстве. Во всех этих областях сетки строятся по схожим принципам, и главная цель их использования — привнести в расчерчиваемое пространство порядок и гармонию. Модульная сетка позволяет быстро придать соразмерность графическим и текстовым блокам, контролировать поля. Она представляет собой систему непечатаемых вертикальных и горизонтальных линий на странице, которые помогают с наименьшими усилиями эффективно выровнять и согласовать элементы, создать их базовую структуру — скелет для дизайна дашборда. Сетка рационально связывает все элементы воедино и поддерживает композицию, что очень важно для дизайна дашборда, на котором необходимо бесшовно структурировать довольно много информации.
Для построения модульной сетки лучше использовать формат А4. Для этого в Power Point необходимо перейти на панель «Вид —> Образец слайдов —> Размер слайдов —> Настроить размер слайда —> Лист А4». Это позволит в дальнейшем распечатывать верстку панели.
Самый простой и быстрый метод настройки модульной сетки — разбить страницу на девять равных прямоугольников и отвести два прямоугольника для названия и дополнительных данных о дашборде.
Наполнение виджетов
После определения сетки можно начать работу с виджетами, в которые будет помещена информация, диаграммы и элементы управления. Виджеты красиво выглядят, и с ними удобно работать. Это хороший выбор для гибкого дизайна, поскольку такие элементы просто масштабируются, легко перемещаются и работают как удобные контейнеры. Взяв за основу девять прямоугольников, в дальнейшем не составит труда менять количество виджетов в зависимости от конкретных целей. Ключевую информацию лучше размещать в верхнем левом углу экрана, куда взгляд падает в первую очередь.
Рисунок 5
Шаг 2. Создание диаграмм для дашборда
Выбор диаграммыВизуализация (схема, диаграмма, график) должна показать закономерности, скрытые в отражаемых данных, и это одна из самых сложных задач. Если из всех данных выбрать самое важное, то дашборд будет легко восприниматься. При этом от типа диаграммы зависит, увидит ли автор или зритель смысл цифр: тенденции, отклонения, отношения, сущность процесса и т. д. График может как скрыть от зрителей самые яркие факты, так и подсветить их: если просто показать, как рос доход компании в течение года, это не так впечатлит, как если рядом представить динамику проседания конкурента. На графике можно увидеть, что рост выручки происходит за счет одного подразделения, при распределении выручки по топовым контрактам станет ясно, что рост достигнут за счет только одного контракта.
Для дашборда целесообразно использовать следующие диаграммы:
Эти диаграммы придадут дашборду уникальный стиль и привлекут внимание к важным моментам. При желании можно использовать и другие элементы визуализации, созданные самостоятельно. Это позволит сделать визуализацию интересной и привлекающей внимание.
Добавим эти элементы в дашборд.
Рисунок 6
Шаг 3. Сбор информации
После определения самых важных данных можно выстраивать дашборд. При этом важно помнить о цели визуализации информации:- тактические дашборды дают ответ на вопрос, что происходит сейчас. Они позволяют на основе выборки по какому-то периоду оценить, правильным ли было принятое решение;
- стратегические дашборды, в отличие от тактических, отражают будущее. Они помогают определить будущие действия и помогают достигать целей.
Заключение
В заключение приведу высказывание известного эксперта по дашбордам Стефана Фью: «Лучшее программное обеспечение для анализа данных — то, при использовании которого вы забываете о нем самом. Это настолько естественное продолжение вашего мышления, что вы можете использовать его, не думая о механике процесса». Фью сформулировал принципы интерактивной визуализации для разработчиков инструментов и создателей дашбордов:
- упрощайте — уловите суть и покажите проще;
- сравнивайте — покажите необходимые визуализации рядом;
- сопровождайте — облегчите доступ к важным данным;
- исследуйте — позвольте посмотреть и найти новые знания;
- смотрите иначе — представьте по-разному одни и те же данные, чтобы породить различные идеи;
- спрашивайте «Почему?» — этот вопрос лучше, чем «что происходит?», помогает понять, как возник тот или иной результат действий;
- будьте скептиками — дайте возможность задавать больше вопросов и сразу получать ответ на них;
- откликайтесь — не просто отвечайте на вопросы аудитории, но и предоставляйте дополнительные источники анализа данных.
Думаю, выполнение этих правил поможет создавать эффективные дашборды.